Strategien zur Sicherstellung von Verantwortung, Qualität und Betriebssicherheit in Veränderungsprozessen
Brandschutz ist ein sicherheitskritischer und gesetzlich hochregulierter Bereich. Gleichzeitig stehen viele Organisationen vor tiefgreifenden Veränderungsprozessen – durch Umstrukturierungen, Neubauten, Digitalisierung, ESG-Strategien oder neue Nutzungskonzepte. Im Zuge dieser Transformationen geraten die Aufgaben, Zuständigkeiten und Systeme des Brandschutzes schnell unter Druck. Es entsteht Überlastung, sowohl auf personeller als auch organisatorischer Ebene – mit dem Risiko von Pflichtverletzungen, Prüfverzug, Dokumentationslücken oder Betriebsrisiken. In Transformationsphasen ist Brandschutz besonders gefährdet – und besonders wichtig. Eine überlastete Brandschutzorganisation ist nicht nur ein betriebliches Risiko, sondern kann auch rechtliche, versicherungstechnische und sicherheitsrelevante Konsequenzen nach sich ziehen. Nur durch klare Zuständigkeiten, strukturiertes Aufgabenmanagement, digitale Unterstützung und frühzeitige Integration in Veränderungsprojekte lässt sich Überlastung reduzieren – bei gleichzeitiger Wahrung von Sicherheit, Gesetzeskonformität und Qualität.
Ursachen der Überlastung im Brandschutz
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| Neue Nutzer, neue Flächen, aber keine Anpassung der Brandschutzkonzepte |
| Unklare Zuständigkeit nach Umzug, Umbau oder Betreiberwechsel |
| Verzögerungen bei wiederkehrenden Prüfungen durch Ressourcenmangel |
| Neue Systeme, aber keine Schulung oder medienbruchfreie Umsetzung |
| Nutzung ohne brandschutztechnische Freigabe oder Kontrolle |
| Brandschutz wird nicht aktiv in Veränderungsprojekte eingebunden |
Symptome einer überlasteten Brandschutzorganisation
Veraltete oder nicht angepasste Brandschutzordnung (Teil A–C)
Prüfberichte liegen vor, aber Maßnahmenumsetzung ist verzögert oder nicht dokumentiert
Brandschutzbeauftragte sind überlastet oder haben keine Stellvertretung
Flucht- und Rettungspläne sind veraltet oder nicht aktualisiert
Kommunikation mit der Feuerwehr oder Bauaufsicht ist lückenhaft
Sicherheitsbegehungen werden nicht regelmäßig durchgeführt oder protokolliert
Struktur schaffen und Zuständigkeiten klären
Einrichtung eines Brandschutz-Steuerkreises (z. B. FM, SiFa, Bau, Betrieb)
Delegation operativer Aufgaben an Objektverantwortliche oder externe Dienstleister
Klare Festlegung der Verantwortung für: Dokumentation
Prüfungsbeauftragung
Maßnahmennachverfolgung
Kommunikation mit Behörden
Aufgaben priorisieren und aufteilen
ABC-Maßnahmenkatalog für Maßnahmen nach Dringlichkeit
Erarbeitung eines Interventionsfahrplans bei Prüfverzug
Trennung zwischen strategischen Aufgaben (z. B. Konzeptpflege) und operativer Abarbeitung (z. B. Türprüfung)
Digitale Werkzeuge einsetzen
Nutzung eines Brandschutz-Dashboards mit Prüfstatus, Maßnahmenverfolgung, Dokumentenlinks
Einbindung von Checklisten-Apps, CAFM-Systemen und digitalen Prüfprotokollen
Integration in Helpdesk-Systeme zur automatisierten Störungsmeldung (z. B. Tür schließt nicht)
QR-Code-Systeme an brandschutzrelevanten Bauteilen (z. B. Feuerlöscher, RDA) für Wartung und Sichtkontrolle
Integration in Transformationsprozesse
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| Brandschutzkonzept prüfen und anpassen, Tischanordnung vs. Fluchtweg |
| neue Nutzungsmischung prüfen, neue Verantwortliche einweisen |
| Prüfung: werden brandschutzrelevante Bauteile vollständig und richtig erfasst? |
| Durchführung einer Brandschutz-Unterweisung am neuen Standort |
| Brandschutz als Teil der Gebäudesicherheit in Nachhaltigkeitsberichten mitführen |
Unterstützung und Entlastung durch externe Expertise
Fachplaner oder Sachverständige für temporäre Unterstützung einbinden
Prüfung, ob Aufgaben an spezialisierte Dienstleister (z. B. TÜV, DEKRA, Brandschutzbüros) ausgelagert werden können
Nutzung digitaler Portale für Prüfpflichtenüberwachung und Maßnahmenmanagement
Aufbau eines externen Prüfarchivs, z. B. in einem DMS mit Zugriff für alle Beteiligten
Erfolgsfaktoren für resiliente Brandschutzstrukturen
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| Keine Aufgabenlücken trotz Umstrukturierung |
| Integration in Projektpläne, Jour Fixes, Governance |
| Reduzierung der Bearbeitungszeit und Schulungsaufwand |
| Reduktion von Prüfverzug und Eskalationsbedarf |
| Vertrauen aufbauen, Transparenz erhöhen |
